Что бы подготовить документацию завода, которая возникает в процессе работы, необходимо пройти все этапы, прописанные главархивом. Каждый этап подразумевает ряд действий, которые проводятся с документами завода. 

По своей сути подготовка к архивированию дел начинается с того момента, как заводят документ или дело, которые нуждаются в правильной обработке и последующей оценки.
В конце календарного года, в каждом отделе, где ведется любая документация проводиться ее сортирование. Прежде всего определяются бумаги, которые еще понадобятся для последующей работы в новом году. Здесь следует отобрать именно ту документацию, срок которой не истек, то есть менее трех лет. Такие бумаги остаются на заводе, их переплетают, формируют в дела.
Другим видом документов являются те, которые определены в ходе сортирования как важные, но хранить такие бумаги нет смысла на заводе. Их оформляют, так же переплетают и направляют на хранение в архивное учреждение, в котором хранятся бумаги завода, для последующего хранения.
Еще один вид документации, это те бумажные носители информации, у которых истекли сроки, указанные закон для хранения. Данные дела направляют на утилизацию вторсырья. Но прежде чем отправить такие дела на утилизацию, их следует оформить сопроводительной бумагой, которая именуется – акт о выделении бумаги на утилизацию макулатуры.
Все действия по сортированию документов, их подготовки и оформлению выполняются членами ЭК, то есть экспертной комиссии, которая состоит из сотрудников завода, имеющих высший разряд и квалификацию.

Можно ли пригласить для подготавливания документов завода стороннюю комиссию?

Несомненно, если есть возможность, то лучше всего пригласить ЭК стороннего предприятия. Она уже осведомлена, какие сроки для сохранности имеет тот или иной документ. Приглашенные эксперты проведут оценку документации завода. Расценки на архивные услуги будут зависеть только от объема проведенной работы.
Сторонняя ЭК при необходимости не только проведет сортирование документации, но и подготовит документы к передачи в архив, а так же в ликвидации, так же она оформит надлежащим образом всю нужную документацию, которая должна сопровождать архивы и макулатуру. То есть подготовит и оформит такие бумаги как акты, проведет описи.

Где найти стороннюю ЭК?

ЭК стороннего предприятия предполагает приглашение экспертов такой компании, которая занимается оказанием архивных услуг, а так же предлагающая хранение документов заводам, предприятиям, учреждениям и прочим организациям, в своих архивах.
Обратиться в любую такую фирму можно не только при необходимости приглашения ЭК, или хранения архивов, но и в тех случаях, когда ЭК создается своими силами, но при ее работе или формировании возникли сложности, которые необходимо помочь решить. Сотрудники архивных фирм помогут сформировать свою, внутреннюю ЭК.

Источник материала www.archivespro.ru